Klokkenluidersregeling
Ingevolge art. 27 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient VHM Audit te beschikken over een klokkenluidersregeling.
Artikel 27 VAO luidt als volgt:
De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de organisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de organisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
Deze klokkenluiderregeling is van kracht naast:
De klachtenregeling als vermeld in hoofdstuk 8.3.1 van het kwaliteitshandboek.
De consultatieprocedure bij verschillen van inzicht binnen (controle)teams zoals opgenomen in hoofdstuk 6.4 van het kwaliteitshandboek.
Artikel 1. Definities
In deze klokkenluiderregeling worden de volgende definities gehanteerd:
VHM Audit
Melder: Degene die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluiderregeling, hetzij iemand in dienst van VHM Audit hetzij een externe betrokkene.
Vertrouwenspersoon: De persoon die door het bestuur van vhm is aangesteld in het kader van deze klokkenluiderregeling.
Vermoeden van een misstand: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden in verband met:
een strafbaar feit of handelingen die leiden tot een strafbaar feit door vhm of haar medewerkers;
alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door vhm of haar medewerkers;
alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door vhm of haar medewerkers;
(dreigende) intimidatie van vhm medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
(dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
en verder alle situaties die naar de mening van een Melder voor melding aan de Vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Artikel 2. Procedure
Indien sprake is van een Vermoeden van een misstand heeft de Melder de mogelijkheid deze te melden aan de Vertrouwenspersoon.
De melding aan de Vertrouwenspersoon vindt uitsluitend per email plaats via info@vhmaudit.nl (t.a.v. vertrouwenspersoon).
De Vertrouwenspersoon bevestigt binnen 1 week aan de Melder dat de melding in goede orde is ontvangen.
De Vertrouwenspersoon informeert het bestuur van de melding. Deze zal een onderzoek (laten) uitvoeren en eventueel andere noodzakelijke maatregelen (laten) nemen.
De Vertrouwenspersoon informeert de Melder uiterlijk na zes weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen.
Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de Vertrouwenspersoon de Melder hierover. Hij geeft op dat moment aan op welke termijn de Melder dan zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de Vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
Artikel 3. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de Melder de Vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van vhm garandeert dat de Melder die te goeder trouw in het kader van deze klokkenluiderregeling een Vermoeden van misstand meldt, op geen enkele wijze in zijn/haar positie wordt benadeeld. Artikel 4. Werking en publicatie.
