Privacy Statement

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (d.w.z. van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:

• basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt of uw functie;

• contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;

• aanvullende persoonsgegevens zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, nationaliteit en huwelijkse staat;

• financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer;

• technische gegevens, zoals uw IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt;

• persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals opleidings- en loopbaangegevens;

• alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

2. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van u zelf, bijvoorbeeld als u ons een opdracht voor het opmaken van een samenstelverklaring geeft, als u onze website bezoekt, bij ons solliciteert, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij of van derden, via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) of uit openbare bronnen en websites.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

In alle relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om de best mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening accountancy en advies

• Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht (auditwerkzaamheden, samenstellingswerkzaamheden, opstellen belastingaangiften, verstrekken van (belasting)advies).

• Nakomen wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels

• Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor accountants geldende regelgeving en beroepsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.

• Marketing

• Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie, publicaties of uitnodigingen. Dat gebeurt ook om de relatie met onze partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden.

• Gebruik en verbetering van onze website

• Op onze website kunt u zich aanmelden voor een nieuwsbrief. Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen en analyseren we het surfgedrag van de bezoekers op onze website.

• Deelname aan events

• Bij aanmelding voor een van onze events vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gebruiken wij om uw aanmelding te bevestigen, u op de hoogte te houden van het betreffende event en uw aanwezigheid te registreren.

• Sollicitaties

• Om uw sollicitatie te kunnen behandelen, vragen wij om uw persoonsgegevens. De gegevens die u met ons deelt via e-mail, het sollicitatiebrieven en in (telefoon)gesprekken, bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure.

4. Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst;

• Vanwege een wettelijke verplichting;

• Met uw toestemming;

• Vanwege een gerechtvaardigd belang.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:

• Om onze diensten te kunnen verlenen;

• Om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen;

• Externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, zoals onze ICT-leveranciers; Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens VHM Audit, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die naar onze mening voldoet aan de eisen van de AVG. Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, analyseren we het surfgedrag van onze websitebezoekers, op een privacy vriendelijke manier. Deze gegevens worden niet door ons opgeslagen.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd.

Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels, dan houden wij die termijnen aan.

7. Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op via info@vhmaudit.nl.

8. Welke rechten heeft u?

U kunt de persoonsgegevens die wij van u verwerken inzien. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

Het is mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen en/of beroepseisen te voldoen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

9. Contact

Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact met ons opnemen via: info@vhmaudit.nl of VHM Audit, t.a.v. Compliance Officer, Zwartewaterallee 56, 8031 DX, Zwolle.